Fahrtenbücher gibt es zwei: Einmal als Auflage der Straßenverkehrsbehörde, wenn nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen der Fahrer nicht nachgewiesen werden kann. Dann muss festgehalten werden, welcher Fahrer das Fahrzeug auf welcher Fahrt benutzt hat. Hier geht es um die andere Variante:

Eine GmbH überließ ihrem Geschäftsführer einen Wagen auch zur privaten Nutzung. Den Nutzungsvorteil wollte sie für die Lohnsteuer nicht nach der 1% Regelung (Der Nutzungsvorteil wird mit 1% monatlich des Listenpreises zzgl. 0,03% pro Kilometer bei Nutzung auch für den Arbeitsweg bewertet) bewerten, sondern konkret an Hand eines Fahrtenbuchs. Dazu muss nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG ein “ordnungsgemäßes Fahrtenbuch” geführt werden. Hier enthielt das Fahrtenbuch für die betrieblichen Fahrten neben dem Datum meist nur Angaben wie “F(irma) – A-Straße” und nur gelegentlich auch Namen von Kunden oder zum Zweck der Fahrt sowie den Kilometerstand. Nachträglich reichte die GmbH dann noch eine Liste mit näheren Angaben u.a. zum Zweck aller Fahrten und dem Ziel ein, etwa einen Kunden des Unternehmens.

Wann ein Fahrtenbuch “ordnungsgemäß” ist

Der Bundesfinanzhof hat das Fahrtenbuch nicht als “ordnungsgemäß” angesehen. Den Wert der privaten Nutzung muss der Geschäftsführer der GmbH deshalb pauschal nach der 1%-Regelung versteuern. “Ordnungsgemäß” ist ein Fahrtenbuch nach Auffassung des BFH nur, wenn sich aus ihm mit “vertretbarem Aufwand” der Anteil der privaten Nutzung mit “hinreichender Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit” ermitteln läßt. “Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen …. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.” Die nachträgliche Liste ließ der BFH dabei nicht gelten. Auf der sicheren Seite ist man demnach also nur, wenn bei beruflichen Fahrten Start- und Zielort mit genauer Angabe des Fahrtgrundes und der Zielperson oder des jeweiligen Unternehmens nebst Kilometern und Kilometerstand aufgeführt werden. Daneben muß das Fahrtenbuch geschlossen geführt werden, es muss in sich komplett und vollständig sein.

Ohne genaue Angaben kann es teuer werden

Wird ein Wagen ganz überwiegend betrieblich genutzt, kann die 1%-Regelung gegenüber der konkreten Abrechnung einen ganz erheblichen Unterschied machen, natürlich zum Nachteil des Steuerzahlers. Dabei ist das Führen eines Fahrtenbuchs lästig und zeitraubend, selbst wenn es mit einem Computer erstellt wird. Umso ärgerlicher ist es, wenn es dann wegen unzureichender Angaben insgesamt nicht anerkannt wird. Ärgerlich ist aber genauso, dass ein “ordentliches Fahrtenbuch” dem Finanzamt weitgehende Einblicke in das erlaubt, was man eigentlich so tut. Das wird bei dieser überbordenden Finanzbürokratie ohnehin immer übersehen: Auch da arbeiten Menschen, die auch einmal neugierig sind und mit Bekannten und Freunden über dieses und jenes reden. Selbst wenn keine systematische Auswertungen erfolgen: Den Verlust über die Kontrolle seiner Daten bedeutet die Weitergabe allemal.